Un campione approvato dice alla fabbrica cosa piace all'acquirente. Di per sé non dice al reparto di produzione cosa riprodurre. Tra il campione e la spedizione ci sono lotti separati di pelle, un giorno di taglio diverso, un operatore diverso sulla linea di cucitura e spesso un secondo fornitore per fodera o filo. Ognuno di questi è un'opportunità per il portafoglio di andare alla deriva in un modo che nessuna fotografia può catturare. Il controllo che previene la deriva è una specifica scritta presa dal campione approvato, più un pezzo trattenuto che entrambe le parti conservano.
Il pezzo approvato viene sigillato, firmato e datato e diventa il riferimento per l'ordine. Vengono conservate due copie, una in fabbrica e una presso l'acquirente, e ciascuna riporta lo stesso numero di revisione dell'artwork e della scheda tecnica. La scheda tecnica che lo accompagna registra gli elementi che non possono essere giudicati solo ad occhio:
Pelle: nome dell'articolo, conceria, spessore in millimetri e tempra, in modo che un lotto successivo possa essere confrontato anziché descritto
·Fodera e interfodera: materiale, peso e codice colore
·Filo: tipo di fibra, dimensione e numero di colore del filo, perché una mezza differenza di tonalità è visibile rispetto alla pelle naturale
·Hardware: finitura, colore della placcatura e forza di chiusura del bottone a pressione quando viene utilizzato
·Densità dei punti: punti per pollice sulla parte superiore, sui bordi e sulle linee decorative, che controlla sia l'aspetto che la resistenza
·Trattamento bordo: verniciato, piegato o brunito e il numero di mani in cui il bordo viene verniciato
·Dimensioni: chiuso e aperto, con il range di tolleranza concordato per un materiale morbido piuttosto che copiato da un materiale rigido
·Marcature: posizione del logo, profondità di goffratura e posizionamento dell'etichetta
